Aides et mesures pour aménager les situations de travail : de quoi s’agit-il ? Comment les mobiliser ?

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Principe

Les dépenses relatives à l’aménagement des situations de travail des personnels rémunérés par le ministère peuvent faire l’objet d’un remboursement, partiel ou total, par le pôle handicap du Ministère, dans le cadre de la convention conclue avec le Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP), dans une logique de compensation des conséquences du handicap en milieu professionnel.

Conventionnement avec le FIPHFP

Comme la grande majorité des employeurs publics, le ministère de l’agriculture a conclu une convention avec le Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP) à laquelle se trouve adossé un plan d’action triennal doté de moyens permettant de cofinancer des aides techniques, matérielles, humaines ou de formation qui sont mises en place par l’employeur dans le cadre de la compensation du handicap au travail.

Ces aides et mesures sont répertoriées dans un catalogue d’interventions qui évolue régulièrement et qui est consultable sur le site www.fiphfp.fr/rubrique Employeurs. Cette offre d’intervention vise globalement à favoriser l’accueil, l’insertion professionnelle, le maintien dans l’emploi et la reconversion professionnelle des agents en situation de handicap.

Ces aides se répartissent en plusieurs grandes familles :

• Les aides techniques à la compensation du handicap au travail (prothèse auditive, fauteuil roulant, autres prothèses et orthèses) ;
• Les aides à l’aménagement du poste de travail (aides matérielles et humaines, interprète en LSF, aide au tutorat, etc.) et les études de poste afférentes effectuées avec le concours du médecin du travail ;
• Les aides pour améliorer les conditions de transport des agents en situation de handicap (transport adapté domicile/travail, aménagement du véhicule personnel) ;
• Les aides à la formation des personnes en situation de handicap (bilan de compétences et professionnel, formation destinée à compenser le handicap par l’apprentissage d’une technique ou de matériels spécifiques pour l’agent, formation dans le cadre d’une reconversion/reclassement, surcoûts liés à l’adaptation des actions de formation) ;
• Les aides et mesures incitatives au développement de l’apprentissage ;
• Les aides pour favoriser l’insertion professionnelle dans la fonction publique (prime à l’insertion durable, accompagnement socio-pédagogique) ;
• Les actions de sensibilisation et de formation des collaborateurs.

Procédure d’instruction par le ministère des dépenses liées à la compensation du handicap

Toute demande de remboursement - partiel ou total - de dépenses liées à l’aménagement des situations de travail doit respecter les deux étapes suivantes, en vue de son instruction par le pôle handicap du BASS de l’administration centrale :

1ère étape - Accord préalable (avant achat du matériel ou de la prestation)

Un accord préalable est donné par le pôle handicap du Ministère à l’appui d’un dossier constitué des documents suivants, transmis de manière dématérialisée :

• le formulaire de demande de remboursement complété par le service RH de proximité de la structure employeur ;
• le justificatif de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi, à savoir la Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou autre attestation (Allocation temporaire d’invalidité, carte mobilité inclusion "invalidité", Allocation Adulte Handicapé, etc.) ;
• la préconisation du médecin du travail ou du médecin agréé en l’absence de médecin du travail ;
• le devis correspondant à l’achat de l’équipement ou de la prestation à réaliser ;
• le montant des remboursements obligatoires - sécurité sociale, mutuelle - en fonction de l’aide mobilisée (notamment pour les prothèses auditives, le fauteuil roulant) ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

L’accord préalable permet de statuer sur la recevabilité du dossier et de préciser le montant qui sera remboursé à la structure, après instruction par le Ministère.

A compter du 1er octobre, le pôle handicap / BASS procède au versement des AE (Autorisation d’engagement) auprès de la structure de rattachement de l’agent, dès lors qu’un accord préalable a été communiqué.

2ème étape - Remboursement partiel ou total

Le remboursement par le pôle handicap du Ministère sera effectué via le versement des crédits de paiement (CP), sur présentation des factures et autres documents listés ci-après :

• la/les facture(s) acquittée(s) accompagnée(s) du mandat de paiement ;
• le montant des remboursements obligatoires - sécurité sociale, mutuelle - en fonction de l’aide mobilisée (notamment pour les prothèses auditives, le fauteuil roulant), qui sont à préciser dans la facture transmise ;
• en fonction de l’aide mobilisée également, le montant de la prestation de compensation du handicap (PCH) ou du refus de prise en charge de cette prestation (délivrée par la MDPH) ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

Il est préférable d’initier le dossier auprès du pôle handicap le plus tôt possible, en fournissant les pièces listées ci-dessus, et ainsi obtenir l’accord préalable du ministère.

Le délai pour que la structure soit remboursée (par une mise à disposition des crédits de paiement), une fois l’accord préalable donné, dépend du délai de transmission par cette dernière de la ou des factures auprès du pôle handicap du ministère.

Les conditions d’éligibilité

Pour pouvoir prétendre aux aides et mesures du FIPHFP, il est nécessaire que l’agent dispose de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (BOE) et qu’il soit en activité, ce qui exclut donc les agents en arrêt maladie.

Pour chacune de ces catégories de BOE, le pôle handicap devra disposer d’un justificatif/ d’une attestation valable à la date de la demande (veiller à la date de fin des droits).
De plus, il convient de vérifier l’actualisation des données relatives au handicap dans le SI RenoiRH. Si besoin, consulter la page relative au mode opératoire de saisie et d’actualisation dans RenoiRH publiée sur l’intranet du Ministère.

Les dépenses doivent avoir un lien avec l’environnement professionnel, soit en totalité (exemple de l’aménagement du poste de travail), soit partiellement (exemple du fauteuil roulant utilisé à la fois dans la vie privée et professionnelle).

Dans ce deuxième cas, le montant qui sera remboursé correspond au reste à charge de la structure, ou de l’agent, après intervention des régimes obligatoires et complémentaires, voire de la Prestation de compensation du handicap - PCH (attribuée par la MDPH).

De plus, pour toute adaptation du poste de travail, c’est le "surcoût lié au handicap" qui fait l’objet d’un remboursement à la structure, ce qui correspond au différentiel entre le coût d’un matériel standard et le coût du matériel adapté.

Qui peut bénéficier de ces aides et mesures ?

Tous les agents BOE employés et rémunérés par le ministère peuvent potentiellement bénéficier des aides et mesures du FIPHFP, au titre du Plan Handi-Cap et inclusion 2023-2025.

Cela concerne donc :

• Les personnels des services de l’administration centrale et des services déconcentrés ;
• Les personnels des établissements d’enseignement agricole technique et supérieur ;
  NB : Ce périmètre comprend donc également les agents du Ministère affectés au sein des DDI (Directions départementales interministérielles).

Le dossier est traité par le pôle handicap du Bureau de l’action sanitaire et sociale (BASS) lorsqu’il s’agit d’agents fonctionnaires ou contractuels de droit public.

Pour les agents contractuels de droit privé, qui sont rémunérés sur le budget de la structure (agents dits ACB), il revient à l’employeur de déposer sa demande sur la plateforme PEP’s qui s’adresse à l’ensemble des employeurs publics non conventionnés quelle que soit leur taille.