Aides et mesures pour aménager les situations de travail : de quoi s’agit-il ? Comment les mobiliser ?

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Principe

Les dépenses relatives à l’aménagement des situations de travail des personnels rémunérés par le ministère peuvent faire l’objet d’un remboursement, partiel ou total, par le BASS / pôle handicap du Ministère, dans le cadre du plan Handi-Cap et inclusion, au titre de la compensation des conséquences du handicap en milieu professionnel.

A ce plan ministériel, se trouve adossée une convention avec le Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP) doté d’objectifs et de moyens permettant de cofinancer des aides techniques, matérielles, humaines ou de formation qui sont mises en place par l’employeur dans le cadre de son obligation d’aménagement raisonnable.

Ces aides et mesures sont répertoriées dans un catalogue d’interventions qui évolue régulièrement et qui est consultable sur le site www.fiphfp.fr/rubrique Employeurs.

Cette offre d’intervention vise globalement à favoriser l’accueil, l’insertion professionnelle, le maintien dans l’emploi et la reconversion professionnelle pour raison de santé des agents en situation de handicap, dénommés bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Aides à la compensation du handicap au travail

Ces aides se répartissent en plusieurs grandes familles :

• Les aides techniques à la compensation du handicap au travail : prothèses auditives, fauteuil roulant, autres prothèses et orthèses ;
• Les aides à l’aménagement du poste de travail : aides matérielles (bureau assis-debout, clavier adapté) et humaines (interprète en LSF, aide au tutorat, etc.) et les études de poste afférentes effectuées avec le concours du médecin du travail ;
• Les aides pour améliorer les conditions de transport des agents en situation de handicap : transport adapté domicile/travail, aménagement du véhicule personnel ;
• Les aides à la formation : bilan de compétences et professionnel, formation destinée à compenser le handicap par l’apprentissage d’une technique ou de matériels spécifiques pour l’agent, formation dans le cadre d’un reclassement professionnel, surcoûts liés à l’adaptation des actions de formation) ;
• Les aides et mesures incitatives au développement de l’apprentissage ;
• Les aides pour l’accompagnement dans l’emploi : soutien médico-psychologique, évaluation des capacités professionnelles ;
• Les actions de sensibilisation et de formation des collaborateurs.

Procédure d’instruction par le ministère

Toute demande de remboursement - partiel ou total - de dépenses liées à l’aménagement des situations de travail doit respecter les deux étapes suivantes, en vue de son instruction par le pôle handicap du BASS de l’administration centrale.

1ère étape - Accord préalable à obtenir avant achat du matériel ou de la prestation

Un accord préalable est communiqué par le pôle handicap du BASS à l’appui d’un dossier constitué des pièces suivantes, transmis de manière dématérialisée :

• le formulaire de demande de remboursement complété par le service RH de proximité de la structure employeur ;
• le justificatif de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi, à savoir la Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou autre justificatif ;
• la préconisation du médecin du travail ou du médecin agréé en l’absence de médecin du travail ;
• le devis correspondant à l’achat de l’équipement ou de la prestation à réaliser ;
• le cas échéant, le montant des remboursements obligatoires - sécurité sociale, mutuelle - notamment pour les prothèses auditives, le fauteuil roulant ou autres types de prothèses et orthèses ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

L’accord préalable permet de statuer sur la recevabilité du dossier et de préciser le montant qui sera remboursé à la structure, suite à l’instruction réalisée par le Ministère.

2ème étape - Remboursement partiel ou total

Le remboursement par le Ministère sera effectué via le versement des crédits à la structure d’empploi, suite à la transmission au pôle handicap du BASS des factures et autres documents listés ci-après :

• la ou les facture(s) correspondante(s) ;
• le montant des remboursements de droit commun - sécurité sociale, mutuelle - si l’aide mobilisée concerne des prothèses auditives, un fauteuil roulant ;
• le cas échéant, le montant de la prestation de compensation du handicap (PCH) ou du refus de prise en charge de cette prestation (délivrée par la MDPH) ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

Il est recommandé d’initier le dossier auprès du pôle handicap du BASS le plus tôt possible, et ainsi obtenir l’accord préalable du ministère avant l’achat de l’équipement ou de la prestation.

Une fois l’accord préalable communiqué, il revient à la structure d’emploi de transmettre au plus vite la ou les factures correspondantes, ce qui déclenchera le versement des crédits de paiement.

Les conditions d’éligibilité

Pour pouvoir prétendre au co-financement du ministère et du FIPHFP, il est nécessaire que l’agent dispose de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (BOE) et qu’il soit en position d’activité.

Pour chacune de ces catégories de BOE, le pôle handicap devra disposer d’un justificatif/ d’une attestation valable à la date de la demande (veiller à la date de fin des droits indiquée sur l’attestation).

Les dépenses doivent avoir un lien avec l’environnement professionnel, soit en totalité (exemple de l’aménagement du poste de travail), soit partiellement (exemple du fauteuil roulant utilisé à la fois dans la vie privée et professionnelle).

Pour toute adaptation du poste de travail, c’est le "surcoût lié au handicap" qui fait l’objet d’un remboursement à la structure, ce qui correspond au différentiel entre le coût d’un matériel standard et le coût du matériel adapté.

Qui peut bénéficier de ces aides et mesures ?

Tous les agents BOE rémunérés par le ministère peuvent bénéficier d’un soutien financier à l’aménagement des situations de travail, au titre du Plan ministériel Handi-Cap et inclusion.

Cela concerne donc :

• Les personnels des services de l’administration centrale et des services déconcentrés ;
• Les personnels des établissements d’enseignement agricole technique et supérieur ;
  NB : Ce périmètre comprend donc également les agents du Ministère affectés au sein des DDI (Directions départementales interministérielles).

Le dossier est traité par le pôle handicap du Bureau de l’action sanitaire et sociale (BASS) lorsqu’il s’agit d’agents fonctionnaires ou contractuels de droit public.

Pour les agents contractuels de droit privé, qui sont rémunérés sur le budget de la structure (agents dits ACB), il revient à l’employeur de déposer sa demande sur la plateforme PEP’s qui s’adresse à l’ensemble des employeurs publics non conventionnés quelle que soit leur taille.