Aides et mesures pour aménager les situations de travail : de quoi s’agit-il ? Comment les mobiliser ?

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Principe

Les dépenses relatives à l’aménagement des situations de travail des personnels rémunérés par le ministère peuvent faire l’objet d’un remboursement, partiel ou total, par le BASS / pôle handicap du Ministère, dans le cadre du plan Handi-Cap et inclusion, au titre de la compensation des conséquences du handicap en milieu professionnel.

A ce plan ministériel, se trouve adossée une convention conclue avec le Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP) permettant de cofinancer des aides techniques, matérielles, humaines ou de formation qui sont mises en place par l’employeur dans le cadre de son obligation d’aménagement raisonnable.

Ces mesures visent globalement à favoriser l’accueil, l’insertion professionnelle, le maintien dans l’emploi et la reconversion professionnelle pour raison de santé des agents en situation de handicap du ministère, dénommés bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Aides à la compensation du handicap au travail

Ces aides se répartissent en plusieurs grandes familles :

• Aides techniques à la compensation du handicap au travail
• Aides à l’aménagement du poste de travail
• Aides pour améliorer les conditions de transport
• Aides à la formation
• Aides et mesures incitatives au développement de l’apprentissage.

Procédure d’instruction par le ministère

Toute demande de remboursement - partiel ou total - de dépenses liées à l’aménagement des situations de travail doit respecter les deux étapes suivantes, en vue de son instruction par le pôle handicap du Bureau de l’action sanitaire et sociale (BASS) de l’administration centrale.

1ère étape - Accord préalable à obtenir avant achat du matériel ou de la prestation

Un accord préalable est communiqué par le pôle handicap du BASS à l’appui d’un dossier constitué des pièces suivantes, transmis de manière dématérialisée :

• le formulaire de demande de remboursement complété par le service RH de proximité de la structure employeur ;
• le justificatif de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (BOE), à savoir la Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou tout autre justificatif ;
• la préconisation du médecin du travail ou du médecin agréé en l’absence de médecin du travail ;
• le devis correspondant à l’achat de l’équipement ou de la prestation à réaliser ;
• le cas échéant, le montant des remboursements obligatoires - sécurité sociale, mutuelle - notamment pour les prothèses auditives, le fauteuil roulant ou autres types de prothèses et orthèses ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

L’accord préalable permet de statuer sur la recevabilité du dossier et de préciser le montant qui sera remboursé à la structure, suite à l’instruction réalisée par le Ministère.

2ème étape - Remboursement partiel ou total

Le remboursement par le Ministère sera effectué via le versement des crédits à la structure d’emploi, suite à la transmission au pôle handicap du BASS des factures et autres documents listés ci-après :

• la ou les facture(s) correspondante(s) ;
• le montant des remboursements de droit commun - sécurité sociale, mutuelle - si l’aide demandée concerne des prothèses auditives, un fauteuil roulant ;
• autre(s) document(s) éventuellement requis au regard de l’aide sollicitée.

Il est recommandé d’initier le dossier le plus tôt possible, ceci afin d’obtenir l’accord préalable du ministère avant l’achat de l’équipement ou de la prestation.

Une fois l’accord préalable communiqué, il revient à la structure d’emploi de transmettre au plus vite la ou les factures correspondantes, afin de déclencher le versement des crédits de paiement par le ministère.

Les conditions d’éligibilité

Pour pouvoir prétendre au cofinancement du ministère et du FIPHFP, l’agent concerné doit disposer d’un justificatif de la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (BOE) et être en position d’activité.

Les dépenses doivent avoir un lien avec l’environnement professionnel, soit en totalité (exemple de l’aménagement du poste de travail), soit partiellement (exemple du fauteuil roulant utilisé à la fois dans la vie privée et professionnelle).

Pour le financement d’une adaptation du poste de travail, c’est le "surcoût lié au handicap" qui fait l’objet d’un remboursement à la structure, ce qui correspond au différentiel entre le coût d’un matériel standard et le coût du matériel adapté.

Qui peut bénéficier de ces aides et mesures ?

Tous les agents BOE rémunérés par le ministère peuvent bénéficier d’un soutien financier à l’aménagement des situations de travail, au titre du Plan ministériel Handi-Cap et inclusion.

Cela concerne donc :

• Les personnels des services de l’administration centrale et des services déconcentrés ;
• Les personnels des établissements d’enseignement agricole technique et supérieur ;
  NB : Ce périmètre comprend donc également les agents du Ministère affectés au sein des DDI (Directions départementales interministérielles).

Le dossier est traité par le pôle handicap du BASS lorsqu’il s’agit d’agents fonctionnaires ou contractuels de droit public.

S’agissant des agents contractuels de droit privé rémunérés sur le budget de la structure (agents dits ACB), il revient à l’employeur de déposer sa demande sur la plateforme PEP’s.
Consulter la page "Modalités de sollicitation des interventions du FIPHFP".